Автоматизация бизнеса в Барнауле

К автоматизации редко приходят от хорошей жизни. Обычно приходят, когда заявок стало больше, чем помещается в голове менеджера, а выручка при этом стоит на месте. Деньги теряются не разом, а по каплям: не перезвонили в тот же день, счёт ушёл на сутки позже, отгрузили не тот артикул, клиент купил один раз и больше не вернулся.

Разберём пять шагов обычного рабочего процесса – приём заявки, квалификация, счёт и документы, отгрузка, повторная продажа – и на каждом посчитаем, что теряется при ручной работе. Это и есть честный ответ на вопрос «пора нам или ещё рано».

Почему в Барнауле потери считают в часах, а не в процентах

Экономику Алтайского края кормит переработка: крупы, мука, масло, мёд, травяные сборы, дальше – опт по всей стране и продажи маркетплейсами. У такого бизнеса выражена сезонность: после уборочной поток заявок вырастает в разы, а штат остаётся прежним. Добавьте разницу между Барнаулом и Москвой в четыре часа: столичный оптовик пишет, когда рабочий день у вас уже закончился, и ответ он получает следующим утром. Плюс летний турпоток в сторону гор – базы отдыха и транспортные компании ловят пик за десять недель. В такой конфигурации потеря считается не в процентах конверсии, а в часах простоя между «клиент написал» и «клиент получил ответ».

Шаг первый: заявка пришла и потерялась

У средней компании сейчас пять и больше входящих каналов: телефон, сайт, WhatsApp, Telegram, сообщения в группе ВКонтакте, письма на общую почту. Каждый канал живёт своей жизнью, и никто не знает точного числа обращений за неделю. Первое, что даёт CRM, – это не роботы, а простая цифра: сколько заявок было и сколько осталось без ответа.

• звонок в нерабочее время: никакой отметки, менеджер о нём не узнает;
• сообщение в мессенджер пришло на личный телефон сотрудника, тот в отпуске;
• форма с сайта улетела в спам корпоративной почты;
• заявка обработана, но её история осталась в чужой переписке.

Цена вопроса простая: при 300 обращениях в месяц потеря даже 8 % – это 24 несостоявшихся разговора. При среднем чеке в 40 000 рублей и конверсии в четверть речь идёт о 240 000 рублей выручки, которые не появились.

Шаг второй: квалификация, которой нет

Менеджер одинаково старательно ведёт закупщика федеральной сети и человека, который спросил цену из любопытства. Без правил квалификации сильные заявки стоят в общей очереди. Настройка занимает день: три-четыре вопроса в карточке (объём, срок, доставка по Барнаулу или в район, форма оплаты), автоматический приоритет и отдельная воронка для крупных запросов. После этого видно, что пятая часть обращений даёт большую часть денег, и понятно, кому звонить первым.

Шаг третий: счёт, договор, спецификация

Здесь утекает больше всего рабочего времени. Менеджер открывает старый файл, меняет реквизиты, пересчитывает НДС, вручную собирает спецификацию из прайса, отправляет на согласование, потом ищет, подписали или нет. Двенадцать минут на документ и ещё десять на переписку. При двадцати сделках в неделю это два полных рабочих дня в месяц у каждого сотрудника.

Документы из карточки сделки формируются по шаблону за секунды, реквизиты подставляются из карточки контрагента, номер и дата присваиваются автоматически. Ошибка в реквизитах перестаёт быть возможной в принципе, а не «мы стали внимательнее».

Шаг четвёртый: отгрузка и передача в производство

Классический разрыв, который мы видим почти у каждого переработчика Барнаула: продажи ведутся в одной системе, склад и учёт – в 1С, а связывает их таблица, которую кто-то заполняет вечером. Отсюда обещанные клиенту сроки, не совпадающие с реальными остатками, и повторный ввод одних и тех же данных двумя людьми. Обмен с 1С закрывает это: остатки и номенклатура приезжают в карточку, оплаты и отгрузки возвращаются обратно. Работа занимает две недели и стоит от 90 000 рублей – примерно столько же, сколько компания теряет за квартал на сверках.

Шаг пятый: повторная продажа, о которой забыли

Самая дорогая утечка и самая незаметная. Оптовик, который берёт крупу раз в полтора месяца, просто перестаёт звонить, и никто этого не замечает: план вроде выполняется за счёт новых клиентов. Между тем повторная сделка обходится компании в разы дешевле привлечения.

• задача менеджеру за неделю до расчётной даты следующего заказа;
• сегмент «не покупали 90 дней» и адресная рассылка по нему;
• напоминание о продлении договора или сервисного обслуживания;
• отдельная воронка для сезонных клиентов – с прошлого лета до начала следующего.

Как понять, что вам пора: пять признаков

Ждать кризиса не нужно, достаточно проверить себя по списку. Пора, если руководитель не может за минуту назвать число заявок за прошлую неделю. Если увольнение менеджера уносит с собой часть клиентской базы. Если два человека вводят одни и те же данные в разные программы. Если ответ на вопрос «почему сделка не состоялась» звучит как «клиент пропал». И если отчёт для собственника собирается вручную дольше двух часов.

Сроки и бюджет проекта для компании из Барнаула

Экспресс-запуск CRM – от 60 000 рублей и пять рабочих дней: базовая воронка, карточки сделок, права доступа, обучение. Этого хватает отделу из трёх-пяти человек, чтобы перестать терять заявки. Внедрение под ключ с аудитом процессов, роботами, интеграциями и отчётами – от 180 000 рублей и три-четыре недели. Телефония и мессенджеры подключаются отдельно, от 35 000 рублей за три дня, корпоративный портал с задачами и базой знаний – от 70 000 рублей. Дальше сопровождение от 15 000 рублей в месяц; первый месяц доработок после сдачи бесплатный. Подробности по конкретной системе – на странице внедрения Битрикс24, лицензию вы покупаете напрямую у вендора, в наши работы она не входит.

Чего делать не стоит

Не автоматизируйте процесс, которого нет. Если в отделе нет договорённости, кто и когда перезванивает, система просто зафиксирует беспорядок в цифровом виде. Сначала маршрут сделки описывается на бумаге – это первые один-два дня работы, – потом переносится в портал. Второе: не заказывайте сразу всё. Разумный порядок такой – заявки, потом документы, потом обмен с 1С, потом аналитика. Третье: не оставляйте систему без владельца внутри компании, иначе через полгода менеджеры вернутся в блокноты.

Почему это делает веб-студия, а не программист-одиночка

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России. Мы делаем сайты, продвижение, чат-ботов и мобильные приложения, поэтому CRM соединяется с формами сайта и рекламными кампаниями силами одной команды, без переписки между тремя подрядчиками. Работаем по договору с фиксированной сметой, утверждённой до старта. Что входит в этапы и как считается бюджет – в разделе цен.

Частые вопросы

У нас всего четыре менеджера, не рано? Число сотрудников тут вторично, важнее число обращений и длина сделки. Если в месяц приходит больше сотни заявок или сделка идёт дольше недели и включает согласование документов, ручной учёт уже дороже системы. И наоборот: компании из двух человек с пятью крупными сделками в год автоматизация действительно не нужна, ей хватит общего диска и календаря. Начинать разумно с экспресс-запуска за 60 000 рублей и через два-три месяца решать, нужно ли развитие.

Менеджеры саботируют, что делать? Сопротивление возникает там, где система добавляет работы, а не убирает. Поэтому первым делом автоматизируют то, что сотрудникам мешает: подстановку реквизитов в счёт, сбор истории переписки, напоминания. Второй приём – убрать дублирование: если данные вносятся в карточку сделки, ежедневный отчёт в таблице отменяется совсем. Обучение занимает два дня, и ещё месяц мы отвечаем на вопросы. Отдельно настраиваются права доступа, чтобы каждый видел свою часть, а не чужие сделки.

Что делать с сезонностью, система будет простаивать зимой? Наоборот, межсезонье и есть лучшее время для внедрения: у наших заказчиков из Барнаула процессы в эти месяцы разбираются спокойно, обучение не конкурирует с отгрузками. К пику вы входите уже с работающими воронками и накопленной базой прошлого сезона, по которой можно сделать адресную рассылку заранее. Абонентское сопровождение при этом не обязательно круглый год, его подключают на период активных доработок.

Можно перенести данные из наших таблиц? Да, это штатная часть работ. Контрагенты, история заказов, прайс и остатки загружаются из выгрузок Excel и из 1С. Единственное условие – перед переносом базу нужно почистить от дублей и мёртвых контактов, иначе беспорядок переедет вместе с данными. Обычно на подготовку файла уходит один-два дня, сам перенос делается за смену.

Начните с бесплатного разбора: покажем на вашем процессе, где именно теряются деньги, и назовём цену до начала работ. Звоните +7 (901) 417-22-12 или оставьте заявку на сайте.